سكرتير مدير عام - Bakhashab Transport and Trading

- إعداد جدول المواعيد و الأعمال الشهرى الخاص بالمدير العام

- إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال المدير العام

- المحافظة على المظهر العام لمكتب الإدارة العليا من حيث النظافة و الترتيب

- إستقبال زوار الإدارة العليا و الترحيب بهم

- تنسيق جدول مواعيد المقابلات الخاص بالمدير العام

- تحرير و طباعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالإدارة العليا

- حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب الإدارة العليا بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها

- إستلام و توجيه البريد و الفاكس الوارد باسم الإدارة العليا و عرضه على المختص و فهرسة هذه المستندات

- إستلام و توجيه و إرسال رسائل البريد الإليكترونى الخاصة بالإدارة العليا و فهرسة هذه الرسائل

- تسجيل البريد و الفاكس الصادر من مكتب الإدارة العليا و فهرسة الفاكسات الصادرة

- كتابة محاضر جميع الإجتماعات و الجلسات و التى يكون المدير العام طرفاً فيها

- التحضير للإجتماعات الخاصة بالإدارة العليا أو الإجتماعات الدورية و تنسيق و تجهيز كل الوثائق و المستندات التى تخص موضوع الإجتماع

- مساعدة الإدارة العليا فى جميع الأعمال غير المدرجة فى هذا التوصيف بناءاً على طلب شخصى

- إستقبال و إجراء الإتصالات التليفونية الخاصة بمكتب الإدارة العليا و فهرسة أرقام التليفونات و العناوين

- تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و عرضها على المدير العام و متابعة قرار المدير العام بشأنها و تسجيلها فى السجلات الخاصة بها

- التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية و الكهربائية فى حالة صالحة للعمل باستمرار و طلب مسئولى الصيانة من داخل الشركة و من خارجها و متابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب الإدارة العليا

- التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية للإدارة العليا و أفراد العمل بمكتب الإدارة العليا

- توجيه الدعوات للمشاركين فى الإجتماعات التى يدعو لعقدها المدير العام أو المدير التنفيذى و تسجيل ذلك على النماذج الخاصة

- حجز تذاكر السفر و الفنادق و بطاقات دخول المعارض الخاصة بالإدارة العليا و تنظيم رحلات العمل

- تعليم و توجيه أفراد السكرتارية المساعدين و الإرتقاء بمستواهم الوظيفى بما يؤهلهم لتحمل المسئولية بعد ترقيته و تقديم تقارير تقييم الأداء الخاصة بهم

- كتابة تقرير أسبوعى لبيان ما تم إنجازه من أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب و رفعه لمدير المكتب

- جميع ما سبق ذكره يجب أن يتم طبقاً للإجراء الرسمى المعتمد للسكرتارية التنفيذية

- السكرتير التنفيذى مسئول عن حفظ جميع سجلات نماذج الجودة الخاصة بإجراء السكرتارية التنفيذية و جميع أعماله تخضع للمراجعة الداخلية

Job Details

Date Posted:	2013-10-06
Job Location:	Jeddah , Saudi Arabia
Job Role:	Secretarial
Company Industry:	Transportation

Preferred Candidate

Career Level:	Mid Career
Gender:	Female
Nationality:	Saudi Arabia
Degree:	Certification / diploma

Apply Now - Jobs in Saudi Arabia - Secretarial Jobs in Saudi Arabia - Search All Jobs

Company:

Date Posted: October 06, 2013 at 07:00PM

Apply Directly Here

سكرتير مدير عام - Bakhashab Transport and Trading